Weekly Post 000 - 新年规划写完就放弃了?试试 Notion 和 OKR 吧

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从本周开始,我们每周日会更新一篇原创内容,话题会涵盖生产力和技术移民等方向,也欢迎大家提供反馈

第一篇内容介绍如何使用 Notion 和 OKR 来制定新年计划。首发于少数派,也欢迎大家前去充电:)

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每年新旧交替之时,很多朋友都热衷规划下一年的目标;往往到了年末,大家又会发现自己好像什么目标都没完成。根据我们之前的调查,一半以上的朋友都宣布放弃制定新年规划了。这到底是执行的问题,还是目标制定的问题?

为什么每年的新年规划都失败?

面对这种失败,可能很多朋友会自责自己的执行力不够,然后陷入一个恶性循环。但有没有可能是我们的新年规划不够科学?一个典型的新年规划可能是这样的:

  1. 每天都要跑步;

  2. 要把体重降下来;

  3. 要读更多的书。

这样的新年规划有几个问题:

  • 目标可能过高而不易完成:每天都跑步有充分的时间休整吗?身体能适应得了吗?

  • 无法追踪:体重降下来,如何追踪进度?

  • 没有量化:读更多的书,多多少?多一本?多十本?

如何解决屡定屡败的新年规划?

如果我们优化一下,也许更容易实现:

  1. 每天都要运动,身体允许的情况下,一天跑五公里;

  2. 把体重降低 10%,争取把体脂率降到 15% 以内;

  3. 每天都要读半小时书,争取每周读完一本书;

比较这两版新年计划,我们可以发现其中的差异:

  • 可量化:第二版中的每一条都有具体的数字,这样就比较容易评估目标的实现情况;

  • 可追踪:因为每一个目标都被量化,我们可以更方便地追踪实际执行情况;

  • 可扩展:第一版的新年计划每一点只有一个空洞的目标,不考虑实际执行情况;而第二版的的每一点都分为两个目标,一个是比较实际的目标,一个是拓展目标。这样的分割能帮助我们克服目标过高而无法完成的问题;

当然这只是制定层面的改进,具体在执行层面还有更多的改进空间,这时候我们就需要搬出大杀器 - OKR 了。

什么是 OKR?

OKR 的全称是 Objective, Key Results,这是当初 Google 的天使投资人 John Doerr 为 Google 设计的企业管理方法,这一方法借鉴了之前 Andy Groove 为 Intel 打造的企业管理方法,做了大量改进之后完善的。

具体而言,OKR 是这样的:

  • OKR 中的每一个目标(Objective)都有具体的关键结果(Key Results)。

  • 每一个关键由两部分组成:必须完成的指标(committed results)和可拓展的指标(aspirational results)

  • 每一个指标都必须是可量化的,这样最后评估起来比较容易。

如何利用 OKR 制定新年规划?

至于如何制定 OKR,John Doerr 给了一个简单明了的建议:

  1. 如果你在五分钟内就写完了 OKR,那么这些 OKR 可能不是好 OKR,再想想(If you wrote them down in five minutes, they probably aren’t good. Think.);

  2. 每条目标都应该不长于一行(Fit on one line);

  3. 真正重要的不是启动,而是每条目标所产生的影响(What matters isn’t the launch, but its impact);

  4. 使用具体的日期来限定(Use real dates);

  5. 结果必须是可量化的(Key results are measurable);

  6. 指标必须是明确的(Metrics are unambiguous)。

更多详细的 OKR 建议参考 Measure What Matters ,这是 John Doerr 亲笔写的 OKR 手册。

遵循这样的建议,我们可以进一步来改进我们的新年计划:

Objective 1:改善体质

  • Key result 1:每天都要运动半小时,全年运动时间达到 150 小时(committed results);身体允许的情况下,一天跑五公里,全年跑量超过一千公里(aspirational results);

  • Key result 2:每个月把体重降低 1%,全年把体重降低 10%(committed results);争取年内把体脂率从20% 降到15% 以内(aspirational results);

Objective 2:提高知识水平

  • Key result 1:每天都要读半小时书,全年读书时间超过150小时 (committed results);争取每周读完一本书,全年阅读50本书(aspirational results);

  • Key result 2:每本书都要做摘要(committed results);争取每个月都把读书摘要分享出来(aspirational results);

与前面的新年计划相比较,基于 OKR 的新年计划可以更好地帮助我们:

  • 将每一个目标拆解得更具体;

  • 将每一个目标变得更明确;

  • 将每一个目标更容易实现。

如何使用 Notion 制作 OKR?

为了更好地追踪制定的 OKR,我们需要用到 Notion 来制作。如果你想直接使用这一模版,请直接前往这一 Notion 页面。如果你想了解如何在 Notion 上构建 OKR,不妨继续读下去:

  1. 在页面上方利用 numbered list 列出所有的目标,每个目标不要超出一行;

2. 使用 database 来记录关键结果,每个 database 有以下几列:

  1. 必须完成的关键结果:Key Results (Committed)

  2. 可拓展的关键结果:Key Results (Aspirational)

  3. 最后更新时间(利用 Last edited time 函数实现):Latest Update

  4. 评估结果:Result

3. 利用 Notion 的内链将第二步的 key results 和第一步的 objective 关联起来,这样即使你有很多目标,也可以很容易地找到对应的关键结果。

4. 如果我们想更好地完成自己的目标,可以利用 Notion 的页面分享功能将制定好的 OKR 公开,或者分享给我们的朋友。比如我的2021年 OKR 就可以在这里

Recap

如果你还在为实现不了的新年计划发愁,不妨试试用 OKR + Notion 来制作更有效的新年计划。关于这些,如果你有任何问题,欢迎讨论

最后祝大家在新的一年里都能实现自己的愿望:)

如果你想更好地管理时间,并且减轻自己的压力,不妨试试 BRNR List

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